Pedidos de Cotação

Última alteração a 09/04/2024

Os pedidos de cotação é uma ferramenta de negócio que permite socilitar orçamentos a diferentes fornecedores para um determinado artigo ou serviço.

No ERP poderá criar pedidos de cotação, interligando o fluxo deste processo com o OMNIA Procurement.

Criar Pedido de Cotação

Após a aprovação das Requisições do Omnia, é automaticamente criado um documento interno no ERP Primavera. Para que sejam apresentados documentos para cotar no Omnia, é necessário que estes sejam criados anteriormente no ERP.

Para criar um pedido de cotação no ERP, siga um dos seguintes passos:

Passo 1: Copiar linhas

Aceder a Geral | Documentos Internos;
Selecionar o documento interno gerado pelo OMNIA;
Aceder a Contexto | Cópia de linhas;
Preencher a informação do documento destino e selecionar as linhas que pretende copiar.

Passo 2: Processar requisições internas

Aceder a Inventário | Processar Req. Int.;
Clicar em Atualizar para carregar as requisições internas;
Selecionar a requisição que pretender processar;
Preencher os campos Módulo, Documento, Tipo Entidade, Copiar;
Clicar em Processar.

Nota: Se criar um pedido de cotação no ERP sem especificar a entidade, o template irá notificar todos os utilizadores externos OMNIA que existe um pedido para cotar. Caso contrário, irá apenas notificar o utilizador externo associado à entidade indicada.

Selecionar Cotações

Assim que entra uma cotação para uma requisição, a respetiva requisição passa automaticamente para a área Aprovação de Cotações, sendo enviada uma notificação por email ao primeiro colaborador do fluxo de aprovação.

Para selecionar as cotações para a requisição, siga os seguintes passos:

Aceder a Requisições;
Selecionar a requisição da lista Requisições a aguardar a minha validação;
Nas linhas selecionar as cotações no campo Cotação.

Nota: É obrigatório selecionar uma cotação para o pedido seguir para o próximo aprovador.

Cotar Pedidos de Cotação

Através do perfil Fornecedor (Supplier) ou Administrador Financeiro (Financial Administration), é possível cotar e visualizar os pedidos de cotação criados no ERP. De salientar que é possível criar múltiplas cotações para o mesmo pedido de cotação.

Para cotar pedidos de cotação, siga os seguintes passos:

Cotar pedido como fornecedor

Aceder a Pedidos de Cotação;
Selecionar o pedido que pretende cotar da lista Pedidos de Cotação Pendentes;
Preencher o campo Montante, Data de Entrega;
Preencher Desconto Fornecedor e Desconto (opcional).

Nota: Uma vez cotado, o fornecedor poderá entrar novamente no Pedido de Cotação para consultar o que cotou e pode o alterar. A esta lista estão associadas as requisições pendentes da aprovação de cotações.

Cotar pedido como administrador financeiro

Aceder a Pedidos de Cotação;
Selecionar o pedido que pretende cotar da lista Pedidos de Cotação Pendentes;
Indicar o Fornecedor caso o pedido de cotação não tenha entidade especificada;
Indicar o Montante e Data de Entrega;
Preencher os campos Desconto Fornecedor e Desconto (opcional).

Nota: Os pedidos de cotação ficam indisponíveis para cotar e editar quando é submetida a seleção das cotações na Requisição. Poderá consultar estes pedidos na lista Histórico Pedidos de Cotação no ERP Primavera. A esta lista estão associadas as requisições concluídas.

Criar fatura no ERP

Após as requisições com cotações do OMNIA serem aprovadas, é criada uma encomenda a Fornecedor para cada fornecedor distinto das cotações selecionados no OMNIA.

Para aprovar a fatura no OMNIA é necessário criar primeiramente a fatura no ERP, através da funcionalidade Transformação de Documentos.

Para criar a fatura no ERP, siga os seguintes passos:

Aceder a Compras | Documentos;
Selecionar a Entidade e o Tipo de documento a criar (exemplo: VFA – V/Fatura);
No menu Contexto selecionar Transformação Documentos;
Aplicar as Restrições pretendidas e clicar em Atualizar;
Selecionar a Encomenda a Fornecedor que pretende transformar;
Clicar em Transformar.

Nota: Após criar a fatura, é enviada uma notificação via email ao primeiro aprovador do fluxo dos documentos financeiros.

Aprovar fatura no OMNIA

Após criar a fatura no ERP, a respetiva fatura encontra-se disponível para aprovação do OMNIA. Posteriormente, irá originar uma transferência de conta no módulo Contas Correntes do ERP.

Para aprovar a fatura deverá aceder a Aprovação Financeira e selecionar um dos documentos da lista Documentos Financeiros a aguardar a minha validação.

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